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Start ins digitale Zeitalter -
Umstellung der Hard- und Software

Umstellung der Datenerfassung bei der GeWoGeUmstellung der Datenerfassung bei der GeWoGe

Bereits bei der Unterzeichnung der Verträge waren wir uns einig, dass dieses Mammutprojekt ohne fremde Hilfe nicht zu realisieren ist.

Gemäß dem bedeutungsvollen Zitat von Paul Wilson, der einmal gesagt haben soll: „Nur wer Veränderungen akzeptiert, kann auch wachsen“, haben wir die Ärmel hochgekrempelt und mit der Arbeit begonnen.

Wegen der sich in Richtung Digitalisierung verändernden Arbeitswelt haben wir in den letzten Monaten die veraltete Hardware auf eine neue Basis gestellt. Gleichfalls haben wir auch die wohnungswirtschaftliche Software mit den dazugehörigen Nebenprodukten ausgetauscht. Für die Zukunft versprechen wir uns dadurch eine bessere Auswertung unserer Daten und eine deutlich bessere Transparenz in allen Bereichen.

Ein wesentliches Projektziel im Zuge der Umstellung war, dass wir künftig in der Lage sind, für jede Wirtschaftseinheit ein Hausbewirtschaftungsbuch bzw. eine Objektergebnisrechnung darzustellen. In der Vergangenheit waren viele Hauseingänge aus nicht zusammengehörigen Gebäuden zu einer Wirtschaftseinheit zusammengefasst. Um unser Ziel zu erreichen, haben wir rund 30 % der Daten zunächst einmal neu strukturieren müssen. Eine automatisierte Datenübernahme war somit leider nicht möglich.

Mit dem Startschuss im September 2018 erfolgten in unserem Hause die ersten Schulungen in Form von Webinaren. Über Videokonferenzen wurden die jeweiligen Schulungsinhalte vermittelt.

Anschließend begann für uns der eigentliche Kraftakt. In der Zeitspanne von Mitte Oktober bis Dezember 2018 wurden in unserer Genossenschaft über 30.000 Datensätze händisch in die neue wohnungswirtschaftliche Software eingegeben. Gleichzeitig wurde auch eine Vielzahl von Daten auf Richtigkeit geprüft.

Unsere Mitarbeiter und Helfer haben mit ihrem Engagement Großartiges geleistet. Mit deren Tatkraft war die problemlose Umstellung zum 01.01.2019 erst möglich.

Wir fragen unseren Objektverwalter Fabian Rings, wie er die Umstellung der Datenerfassung erlebt hat:
„Anfangs fragten wir uns, wie wir das nur schaffen sollen. Wir standen vor einem Berg von Listen mit vielen Daten. Es galt zunächst zu prüfen, in welchen Modulen der neuen Software diese einzupflegen sind. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase ging uns allen die Arbeit jedoch recht schnell von der Hand.“

„Heute sind wir einen wesentlichen Schritt weitergekommen und stellen bereits die ersten Verbesserungen fest. In den nächsten Tagen werden wir das Archivsystem implementieren. Somit werden wir dem papierlosen Büro einen Schritt näher kommen. Auch die Arbeitsabläufe im Bereich Kleinreparaturmanagement werden sich verändern. Derzeit implementieren wir das Modul Handwerkerkopplung. „Künftig erfolgen die Auftragserteilung sowie die Rechnungsstellung elektronisch. Dadurch wird die Effizienz noch einmal deutlich verbessert“, berichtet uns der Vorstand.

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