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Ein Bürobetrieb muss funktionieren – Änderung der Organisation

OrganisationGut organisiert: GeWoGe

Neben täglichen Gesprächen mit Kunden sind Telefongespräche zu führen, Beschwerden und Reklamationen sind zu bearbeiten. Zahlungseingänge sind zu verbuchen, Schriftwechsel sind zu führen und zu festen Zeiten sind Sollstellungen vorzunehmen, die Betriebs- und Hausgeldabrechnungen und unsere Bilanz sind zu erstellen. Diese Übersicht erhebt keinesfalls Anspruch auf Vollständigkeit.

Bei all diesen Arbeiten darf nicht vergessen werden, dass auch die Betreuung vor Ort einen hohen Stellenwert einnimmt. Unter dem Aspekt der Verkehrssicherungspflicht müssen unsere Immobilien regelmäßig kontrolliert werden. Die jeweiligen Beanstandungen sind zu dokumentieren und die Mängel zu beheben. Maßnahmen, die einen Aufschub dulden, sind in unsere Instandhaltungsplanung einzuarbeiten. Auch die Gespräche mit den Bewohnern vor Ort sind äußerst wichtig. Nur so lassen sich möglichst schnell „Stimmungen“ aufnehmen und es können von uns Lösungsansätze erarbeitet werden.

Zur Erreichung unserer Ziele werden wir Anfang des Jahres 2018 unsere Organisationsstruktur durch neue Zuständigkeiten ein wenig verändern, so dass wir Ihnen künftig einen noch besseren und umfassenderen Service zukommen lassen können.

Geplant sind auch neue feste Öffnungs- und Telefonzeiten. Es macht aus unserer Sicht keinen Sinn, dass die Telefonzeit mit der Büroarbeitszeit übereinstimmt. Viel lieber möchten wir vor Ort eine stärkere Präsenz erreichen.

Sehr viele Anliegen werden uns heute bereits per E-Mail gemeldet. Diese Art der Kommunikation erleichtert uns wesentlich die Arbeit.

Das Anliegen muss nicht erst wie bei einem Telefonat erfasst werden, sondern geht sofort in die Bearbeitung.

Ein wesentliches Ziel sollte sein, dass Ihre Anliegen in der Zukunft schneller bearbeitet werden.

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